1. Účel dokumentu
Tento dokument stručně vysvětluje, jak SmileCrop přistupuje k fotografiím pacientů a jaké odpovědnosti zůstávají na straně ortodontické praxe nebo jiného zdravotnického zařízení.
2. Lokální zpracování
SmileCrop je navržen jako desktopová aplikace. Fotografie vložené do Aplikace jsou standardně zpracovávány lokálně na zařízení Uživatele. Běžné použití Aplikace nevyžaduje nahrávání pacientských fotografií na servery Poskytovatele. Internetové připojení je využito pouze pro aktivaci licence, příležitostné ověření předplatného, aktualizace a procesy spojené s platbou.
Uložení do synchronizované složky, síťového úložiště nebo cloudové zálohy může vést k přenosu prostřednictvím služeb nastavených ordinací. QR kód nebo název souboru se jménem pacienta je osobním údajem; nahrazení jména interním číslem samo o sobě fotografii neanonymizuje.
3. Role Poskytovatele
Pokud Poskytovatel nemá přístup k pacientským fotografiím, zpravidla nevystupuje jako zpracovatel těchto pacientských dat. Poskytovatel však může být správcem nebo zpracovatelem jiných údajů, například údajů o zákazníkovi, licenci, platbě nebo technické podpoře (viz zásady ochrany osobních údajů).
Pacientské fotografie ani jiné údaje pacientů nám běžným e-mailem neposílejte. Pro podporu použijte vzorové snímky bez skutečných pacientských údajů. Pokud by řešení výjimečně vyžadovalo přístup k reálným údajům, je nutné předem určit role, právní důvod, bezpečný způsob předání a dobu uchování; při zpracování jménem ordinace také uzavřít smlouvu podle čl. 28 GDPR. Samotné odeslání přílohy tuto dohodu nenahrazuje.
4. Role Zákazníka
Zákazník, typicky ortodontická praxe nebo zdravotnické zařízení, odpovídá za zákonnost zpracování pacientských fotografií, jejich zabezpečení, vedení dokumentace, informování pacientů a nastavení interních procesů podle GDPR a předpisů vztahujících se ke zdravotnické dokumentaci.
5. Doporučená praxe
- uchovávat původní fotografie a výstupy bezpečně a pravidelně zálohovat;
- omezit přístup k zařízení a složkám pouze na oprávněné osoby;
- neposílat pacientské fotografie e-mailem bez řádného důvodu a zabezpečení;
- pro technickou podporu používat anonymizované, vlastní nebo vzorové fotografie;
- ověřit automaticky vytvořené výstupy před uložením do dokumentace nebo předáním dalším osobám;
- zajistit, že používání QR kódů nebo názvů pacientů odpovídá interním pravidlům praxe a ochraně osobních údajů.
6. Žádná diagnostická funkce
SmileCrop neprovádí diagnózu, zdravotní analýzu, hodnocení léčby ani klinické rozhodování. Aplikace pouze technicky zpracovává fotografie pro účely organizace a dokumentace. Není určena k diagnostice, sledování zdravotního stavu nebo rozhodování o léčbě.